Ante la latente amenaza de salud que se ha creador por el brote del Coronavirus (COVID-19) muchas han sido las medidas de prevención tomadas por las personas y las empresas, por lo cual nos ponemos a pensar, ¿Cuántas empresas están realmente preparadas para afrontar una contingencia de este tipo? ¿Cuántas empresas cuentan con procesos adaptables a esquemas de trabajo a distancia?
En muchos casos se ha recurrido al “Home office” o trabajo en casa para no detener su operación. Este es un recurso que ofrece muchas ventajas competitivas, sobre todo para empresas en las que el uso de tecnología y la a distancia no son un impedimento.
En días recientes varios de nuestros clientes y empresas con las que tenemos relación han implementado este tipo de acciones con la intención de preservar la salud de sus equipos y creemos que es ideal contar con un plan de trabajo que permita afrontar cualquier tipo de circunstancia adversa y que no afecte en la operación de la compañía.
En nuestro caso particular, intentamos implementar un modelo flexible en el que sin importar la ubicación física de los miembros del equipo seamos siempre lo suficientemente ágiles para atender y administrar nuestras campañas de marketing digital de manera eficiente, lo cual nos ha permitido atender proyectos locales, nacionales o de otros países con un equipo de personas ubicadas en distintos puntos geográficos.
Hemos resumido algunos de los aprendizajes que hemos adquirido a través del tiempo en tres puntos clave a considerar para poder realizar trabajo a distancia de manera más efectiva y son los siguientes:
1. Colaboración constante
Presencial o remotamente los equipos deben de estar en constante comunicación y listos para intervenir en cada una de las etapas del proceso de trabajo. Hoy en día existen infinidad de herramientas que nos pueden solucionar muchas tareas tales como:
Con este tipo de herramientas podemos mantener la información de manera centralizada y se puede tener acceso a ella de manera remota 24/7 tanto para nuestro equipo como para nuestros clientes, lo que nos permite colaborar y actualizar datos y archivos en tiempo real.
2. Flexibilidad
El trabajo a distancia vuelve a los equipos más flexibles al reducir los tiempos y costos en traslados (sobre todo en ciudades grandes como Monterrey, Guadalajara y CDMX), así como costos fijos en renta de equipo y espacios de oficina. El trabajo remoto también nos permite contar con colaboradores en distintas zonas geográficas del mundo. A pesar de esto siempre es recomendable contar con un espacio físico para discutir ideas o atender a clientes y proveedores para lo cual espacios compartidos o cowork encajan perfectamente en este esquema de trabajo sobre todo en etapas tempranas de la empresa
3. Seguridad
El uso de información compartida por los equipos de trabajo requiere de especial atención en la implementación protocolos de seguridad. Claves de acceso, asignación de niveles de acceso a los usuarios, uso de servidores confiables y herramientas de autenticación son indispensables y se vuelven de vital importancia para llevar a cabo trabajos de manera remota. De la misma manera en que aseguramos la puerta de acceso a nuestra casa u oficina, es importante hacer lo mismo con nuestra información en línea para evitar ataques o el robo de esta.
